Die KI geht ran, wenn ich nicht kann.

Lass mich erstmal das Technik-Bla-Bla weglassen und Dir einfach erklären, was ein Telefonbot eigentlich macht: Er geht ans Telefon, wenn Du es nicht kannst oder willst.

Aber er ist viel mehr als nur ein Anrufbeantworter:

• Er führt echte Gespräche mit Deinen Anrufern
• Er beantwortet häufige Fragen direkt
• Er sammelt ggf. wichtige Informationen (Name, Anliegen, Kontaktdaten)
• Er kann Dir eine SMS schicken mit Link, um z. B. Termine zu vereinbaren oder Kursinfos zu erhalten.
• Er leitet bei komplexen Anfragen an Dich weiter
• Er erstellt automatisch Zusammenfassungen aller Gespräche
• Er ist DSGVO-konform

Der große Unterschied zu einem normalen Anrufbeantworter? Die Leute können wirklich mit ihm sprechen! Statt eine Nachricht auf Band zu hinterlassen, haben sie das Gefühl, mit jemandem zu reden, der versteht, was sie brauchen.

Ein typisches Gespräch läuft so ab: "Hallo, hier ist der Telefon-Bot von DAS KONZEPT. Wie kann ich Ihnen heute helfen?" "Ja, ich hätte gerne einen Termin für ein KI-Beratungsgespräch." "Gerne! Darf ich Ihnen den Link zu Nicoles Kalender schicken?"

So einfach ist das. Kein kompliziertes Menü, keine Warteschleife – einfach sprechen und verstanden werden. Und was auch ginge, gleich das Kalendertool über eine API-Schnittstelle einzubinden. Hab ich nicht nicht gemacht, weil ich nicht weiß, wie es geht sondern weil ich der Meinung bin, dass eine aktive Terminauswahl zielführender und vor allem verbindlicher ist.

Ehrlich gesagt war ich anfangs skeptisch. "Brauche ich das überhaupt?" war mein erster Gedanke. Ich meine, Kreativität war nie mein Problem aber die Zeit! Ständig klingelt das Telefon, und meist sind es Fragen, die ich schon hundertmal beantwortet habe.

Dann kam die KI Masterclass vom Koerting Institute und die KI Mastery zum Thema Telefonbot. Hier wurde mir klar: Ich muss das nicht blind ausprobieren, sondern kann eine fundierte Entscheidung treffen. Nach dem Vergleich verschiedener Anbieter war fonio.ai der klare Favorit – nutzerfreundlich, DSGVO-konform und vor allem: schnell eingerichtet. Alles andere war entweder teurer oder viel komplizierter bei schlechteren Ergebnissen.

Mein Aha-Moment kam durch diese Situationen:

• Kunden, die mitten im Workshop anrufen und "nur mal schnell" was wissen wollen
• E-Mails wie "Ruf mich bitte kurz zurück – ich hab da eine Frage zu Deinen KI-Kursen"
• Verpasste Anrufe, wo die Leute nicht auf die Mailbox sprechen
• Das schlechte Gefühl, nicht erreichbar zu sein, obwohl ich arbeite

Hier kam mir eine Erkenntnis: Viele meiner Kunden schreiben dann mit der Bitte um einen Rückruf, wenn ich nicht erreichbar bin und "nur" der Anrufbeantworter einschaltet. E-Mails, SMS, Kontaktformulare. Aber als Kunde will ich manchmal einfach nicht schreiben! Ich will anrufen, eine schnelle Antwort bekommen und gut ist.

Das kann ein Telefonbot perfekt leisten: Er ist immer da, wenn Deine Kunden anrufen wollen auch wenn Du gerade nicht kannst. Er nimmt sich Zeit für ihre Fragen, ohne dass Du gestört wirst. Und er sorgt dafür, dass sich niemand abgewimmelt fühlt. Der KI-Bot ist nicht mein Ersatz, er ist meine Unterstützung.

Hier wird's interessant! Ich hätte auch meine eigene Stimme nehmen können. fonio.ai kann das problemlos. Aber die klingt nie zu 100% wie ich – und das wäre völlig verwirrend gewesen.
Ich wollte eine KI-Stimme und keine Karaoke-Version von mir selbst.

Meine bewusste Entscheidung für eine männliche Stimme: Menschen, die meine Stimme nicht kennen, merken sofort: Das bin nicht ich persönlich. Es gibt keine falschen Erwartungen. Der Bot stellt sich auch klar vor: "Hier ist der KI-Assistent von Nicole Angela Buck." Also keine Sorge. Es denkt niemand, ich hätte meine Persönlichkeit gegen ein Software-Update eingetauscht.

Das schafft in meinen Augen von Anfang an Transparenz. Niemand fühlt sich getäuscht, und gleichzeitig ist die Stimme professionell und sympathisch.

Das Ergebnis: Viel weniger Verwirrung und ein klareres Verständnis dafür, was der Bot kann und was nicht.

Nach meinen Erfahrungen kann ich Dir eine ehrliche Einschätzung geben:

🎯 Perfekt geeignet für:

• Selbstständige mit hohem Anrufaufkommen: Coaches, Berater, Dienstleister – alle, die viele ähnliche Anfragen bekommen.
• Unternehmen mit Terminbuchungen: Arztpraxen, Friseure, Handwerker – überall, wo Termine das tägliche Brot sind.
• Alle, die "zwischen den Stühlen" sitzen: Du willst erreichbar sein, aber nicht ständig gestört werden? Perfekt!
• Teams, die entlastet werden sollen: Statt dass die Assistenz ständig ans Telefon muss, übernimmt das der Bot.

❌ Eher nicht geeignet für:

• Reine Beratungsunternehmen ohne Standardprozesse: Wenn jeder Anruf komplett individuell ist, bringt ein Bot wenig. Das ist auch bei einigen Agenturthemen für mich ein Kriterium.
• Sehr emotionale oder kritische Themen: Beschwerdemanagement oder Krisenberatung sollten Menschen übernehmen.
• Unternehmen ohne klare Struktur: Wenn Du selbst nicht weißt, welche Fragen häufig kommen, kann der Bot auch nicht helfen.

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Quelle: Meine Arbeit, meine Erfahrungen und der Dialog mit Claude und ChatGPT. Die Bilder sind mit  fal.ai und Midjourney generiert, in Photoshop bearbeitet. Die Grafiken sind mit Napkin erstellt.